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QP009 合同评审控制程序

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QP009 合同评审控制程序 合同 评审 控制程序
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受控状态:分 发 号:广东XX有限公司合同评审控制程序文件编号: QP009版 本: A编 制: 审 核: 批 准: 发布日期: 实施日期: 1 目的明确客户要求及与产品有关的要求,确保本公司具备履约能力。2 范围适用于公司对客户与产品有关要求的合同、订单评审的管理。3 职责 3.1 国内销售部负责接收国内销售合同或订单,组织相关部门参与销售合同或订单评审,与客户保持有效沟通。3.2 外贸业务部负责接收外贸销售合同或订单,组织相关部门参与销售合同或订单评审,与客户保持有效沟通。3.3 技术部负责对技术能力的评审。3.4 计划部负责组织定额、采购、生产等相关部门对计划价格、生产能力和交期的综合评审。4 定义4.1 常规产品:该类产品结构、生产工艺已完全定型,有检测报告、有定型样品、在ERP系统内已建立BOM清单,一般情况下仓库有库存的。4.2 特殊产品:该类产品结构需根据客户特殊要求,予以订做的产品,或境外订单产品,仓库不做库存。4.3 合同:本文特指销售合同或订单。4.4 客户:本文特指公司外部客户。5 工作程序5.1 与产品有关的要求的确定5.1.1 国内销售部/外贸业务部负责与客户联络,了解清楚客户需求与产品有关的要求,形成书面的销售合同(包括销售订单,下同)。5.1.2 与产品有关的要求包括:a) 客户对产品规定的要求;b) 客户对公司或产品隐含的要求;c) 适用于产品的法律法规要求;d) 公司附加要求。5.2 与产品有关的要求的评审5.2.1 常规产品合同评审5.2.1.1 对于有现货的常规产品,国内销售部经办人员接到客户订购产品的书面销售合同,或者电话订单后,应对订购的产品名称及型号、数量和交货日期、收款方式等内容进行沟通并记录,沟通后核查ERP系统成品库确认可交货无误后,在《销售订单》上签名确认,最后依据《客户授信额度管理办法》、报分管领导核准后合同评审即视为完成。5.2.1.2 对于属于常规产品但经查ERP成品库内无现货库存的、或一次订单产品数量超过或达到最高库存量的、发外省货需做特殊包装的、需订购阀门带挂钩的,国内销售部经办人员在接到客户订购产品的销售合同后,应填写《合同评审记录表》,注明常规产品+注意事项,转计划部签收。《合同评审记录表》中明确合同/订单编号、客户名称/编码、产品名称、数量、交货期、交付时注意服务事项、如运输装车时间等内容。计划部负责通过会议或其它形式组织采购部、生产部、技术部等部门对物料的采购供应、交货期限、包装要求进行评审确认,一个工作日内完成评审后返回给国内销售部,国内销售部负责按授权权限对商务部份报分管领导核准后合同评审即完成。5.2.1.3 对于配套或单独订购维修产品使用的零配件、易损件物料的,国内销售部经办人员在接到客户订购产品的销售合同后,应填写《合同评审记录表》注明产品零配件物料编码+注意事项、转计划部。再按5.2.1.2条组织合同评审。5.2.1.4 销售合同评审完成后,国内销售部经办人员负责将《合同评审记录表》内的交货期、价格等与客户相关信息与客户进行确认落实。并将最终审批的《合同评审记录表》发计划部、生产部、品管部(必要时发技术部)作为接单生产通知、生产和检验的准备,并负责跟踪生产计划,做好合同执行工作安排。5.2.2 特殊产品合同评审5.2.2.1 外贸业务部/国内销售部接到客户的特殊产品订购单,通过与客户沟通确立产品的型号、参数、数量、交货期等。5.2.2.2 外贸业务部/国内销售部经办人员填写《合同评审记录表》并附产品《产品客户技术要求一览表》,《合同评审记录表》中明确合同/订单编号、客户名称/编码、产品名称、数量、交货期、交付注意事项、如客户计划发货运输装货柜周期、应明确的技术要求等,并附上客户特殊产品需求书面材料或图片(实物样品)等相关资料。如特殊订单产品有新的技术要求时,转技术部对产品技术要求进行评审。技术部在二个工作日内完成评定后返回外贸业务部/国内销售部。5.2.2.3 外贸业务部/国内销售部将《合同评审记录表》随同《产品客户技术要求一览表》,转计划部签收,计划部再组织对产品的交期和定额成本进行评审。5.2.2.4 计划部依据需求信息资料通过会议或其它形式组织采购、定额、生产等相关部门对合同中的交期和定额成本进行评审,评审时应核算定额成本(包括材料成本和劳动成本),形成《产品材料定额成本表》、《产品分工序劳动定额成本表》和《定额成本汇总表》,计划部综合各部门意见后将能否按时交货和定额成本是否提供等评审结果记录在《合同评审记录表》上,报分管领导审批。计划部应在签收之日起二个工作日内确定合同评审意见后转交财务部。5.2.2.5 财务部对定额成本的准确性和销售单价是否接受进行评审,并将评审结果记录《合同评审记录表》上反馈给计划部,由计划部反馈给外贸业务部/国内销售部。5.2.2.6 外贸业务部/销管部依据评审的最后交货日期、报价与客户协调,并填入《合同评审记录表》, 最后由外贸/销售(总)经理确定接单与否,必要时总裁参与决定接单与否。确定接单后,外贸业务部/销管部在一个工作日内确立最终《销售合同》,经分管领导审批后合同评审即全部完成,《销售合同》发客户确认,原件存档。5.2.2.7 外贸业务部/销管部将最终审批的《合同评审记录表》连同附件《产品客户技术要求一览表》复印后下发计划部、生产部、品管部作为接单通知、生产和检验的准备,计划部负责跟踪生产计划,做好合同执行工作安排。5.2.3 标书评审5.2.3.1 国内销售部接到客户的招标文件后,负责投标文件的统筹与组织制作投标文件工作。视投标文件的要求,可以组织技术部、采购部、财务部、生产部等部门参与编写标书与提供相关资料、资质证书与信息等工作。5.2.3.2 国内销售部主管负责投标文件的商务部分审核,必要时交律师进行会审。5.2.3.3 公司法人代表或授权委托人对投标书进行签名确认,标书评审即完成。5.2.4 合同变更5.2.4.1 因客户原因提出对销售合同中产品交期进行更改的,则由外贸业务部/国内销售部填写《合同更改通知单》书面送至计划部重新评审、确认。计划部召集相关部门人员结合客户意见进行合同集体评审,以确保实现客户要求的目标、或调整生产计划与采购计划周期,并将评审意见反馈外贸业务部/国内销售部。5.2.4.2 销售合同执行过程中因公司原故导致合同或订单交期发生变化,计划部应填写《合同更改通知单》,及时书面反馈给外贸业务部/国内销售部,由其向客户进行解释,以求得到客户的理解与同意,外贸业务部/国内销售部同客户协商后、将协商结果意见马上反馈给计划部。5.2.4.3 当外贸业务部/国内销售部同客户协商后无法达成共识时,外贸业务部/国内销售部将《合同更改通知单》交总裁做出最后裁决,各部门对于经总裁做出的裁决必须严格遵照执行。5.3 客户档案5.3.1 外贸业务部/销管部对本公司的主要客户及所有代理商建立《客户档案》,详细记录其名称、地址、电话、联系人、销售情况等内容。5.3.2 外贸业务部/销管部对《客户档案》应作为公司的保密资料进行管理。6 相关文件客户授信额度管理办法7 相关记录7.1 销售订单7.2 合同评审记录表7.3 合同更改通知单7.4 产品客户技术要求一览表7.5 客户档案7.6 产品材料定额成本表7.7 产品分工序劳动定额成本表7.88 附录无
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